Pautas básicas de Benchmarking Externo

Número 13 - Junio 2008

Sin lugar a dudas, el benchmarking está basado en comparaciones que nos hagan más competitivos ante nuestros competidores o que nos hagan mejorar en una determinada faceta. Dependiendo de estas comparaciones nos encontraremos ante un Benchmarking Externo o un Benchmarking Interno. Recurriremos a compararnos con otras compañías si queremos hacer Benchmarking Externo. Este tipo de benchmarking es el que más novedades puede aportar a una organización.

Comenzaremos el proceso de benchmarking lanzandonos tres preguntas:

1. ¿Dónde queremos estar?

2. ¿Dónde estamos ahora?

3. ¿Qué necesitamos hacer para pasar de la situación actual a la deseada?

Básicamente podemos dividir fundamentalmente el proceso en diez pasos de diferente complejidad y que pasamos a enumerar y comentar:

a) Análisis DAFO

Consiste en un análisis de las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades ante las que se encuentra o puede encontrarse nuestra organización. Puede leer más acerca de este análisis consultando el número de noviembre de 2007 de la Revista Benchmark.

b) Estudio de puntos críticos: Es decir, identificar los puntos claves y qué factores intervienen en ellos. Por ejemplo, La cultura corporativa, la fijación de objetivos, la formación del equipo directivo, los modelos de atención al cliente, los modelos de gestión comercial... etc.

c) Recogida de datos de la propia organización: esta recogida habrá que realizarla con los propios empleados de la empresa con el objeto de identificar deficiencias. Por ejemplo, escasa comunicación, gestión inadecuada, procesos ineficientes...etc. Para ello, nos apoyaremos en cuestionarios, entrevistas individuales con empleados, entrevistas con jefes de función etc...

d) Revisión y modificación de los puntos críticos seleccionados inicialmente en caso de que sea necesario.

e) Identificación de las compañías con las que realizar la comparación. No necesariamente debemos de hacer benchmarking con todas las áreas de todas las empresas. Probablemente nos interese comparar el área de ventas de la empresa A, el área financiera de la B, los sistemas de calidad de la empresa C...etc.

f) Entrevista y firma del acuerdo con las empresas seleccionadas. Es muy importante la firma de un acuerdo de confidencialidad. Recordemos que se desvela gran cantidad de información confidencial.

g) Recogida de datos con las empresas selecciondas.

h) Análisis de los datos: es importante no sólo centrarse en las cifras, sino también en el cómo, es decir, ¿Por qué?, o ¿cómo se ha logrado? De este modo conseguiremos enriquecer aún más la información intercambiada.

i) Decidir qué mejorar: A lavista de los datos obtenidos, debemos de identificar qué debemos y queremos mejorar.

j) Establecer planes de acción y elaboración del informe de benchmarking.

k) Evaluaciones periódicas del cumplimiento de los planes de acción.

Jesús Jiménez Rueda

jesus.jimenez@revistabenchmark.com