Síntesis

¿Eres de las personas que sientes que, en realidad, el día parece tener menos de 24 horas? ¿No llegas a todo lo que desearías? ¿Te frustra el pensar que no puedes dedicarte a lo importante en tu negocio? ¿No sabes bien cómo organizar a tu personal para lograr los objetivos? ¿Crees que las reuniones son una pérdida de tiempo?

Si la respuesta a estas preguntas iniciales es que sí, probablemente los elementos que te proponemos en esta unidad sean de tu interés. El objetivo que persigue es mejorar la gestión que realizas en el día a día. Ya sabes que casi nunca existen “recetas”, o al menos es difícil que una receta de otro nos sea útil, sin más, a nosotros. No obstante, el seguir los diferentes apartados que componen esta unidad te permitirá, tras realizar las consideraciones oportunas, poder llegar a crear tu propia receta.

Los contenidos de esta unidad versan sobre temas tales como:

Urgencia e importancia.
Ladrones del tiempo.
Redes de comunicación de grupos.
Determinantes en la eficacia de los grupos.
Técnica para la gestión de proyectos.
Elementos y fases de una reunión de trabajo.

Los capítulos que integran esta unidad son:

¿Cómo me va a dar tiempo a realizar todo lo que tengo que hacer?
¿Qué hago lo urgente o lo importante?
¿Dónde se me va el tiempo?
¿Cómo organizo a mi gente para ser más eficaz?
¿Cómo organizo a mi gente para sacar un proyecto?
¿Cómo puedo planificar los proyectos?
¿Es posible no perder el tiempo en una reunión y hacerla productiva?

¿Cómo me va a dar tiempo a hacer todo lo que tengo que hacer?

“Es una cuestión de tiempo”. Esta frase, que probablemente hayamos escuchado en más de una oportunidad, puede encerrar distintos significados. Uno de ellos hace referencia a que el mero paso del tiempo hará que se resuelva una situación.

Es cierto que todos disponemos de 24 horas al día. Sin embargo, no es menos cierto que muchos de nosotros tenemos la impresión de que no nos cunde lo mismo a todos ¿Será porque unos tenemos muchas cosas que hacer y otros no tantas? ¿Será porque unos dejamos pasar los acontecimientos y otros intentamos controlarlos? ¿Será porque unos miramos constantemente el reloj y otros nos lo dejamos en casa?

La “cuestión del tiempo” es uno de los temas importantes que debe abordar el responsable de la empresa, porque probablemente influya de forma significativa en el tiempo de los demás y, así mismo, los demás repercutan parte de sus actuaciones en el tiempo del responsable.

Llegados a este punto convendría identificar con claridad cuáles son las actividades que están presentes en el día a día de la actividad del responsable de una empresa.

Actividades a realizar

Si fuéramos anotando, como algunas veces hacemos, todo lo que hace el responsable de la empresa a lo largo de un período determinado de tiempo, probablemente tendríamos la siguiente relación de actividades:

“Fragmentación”.

Muchas de las actividades que lleva a cabo el responsable de la empresa están divididas en pequeñas unidades, “fragmentadas” a las que se le dedica un tiempo pequeño.
Esto puede llevarnos a pensar que dedicamos una gran parte de nuestro tiempo a cosas que no parecen demasiado importantes (hacemos mucho de “apaga fuegos”).

Jornadas maratonianas.

El responsable de la empresa suele superar con creces el promedio de actividad diaria de sus colaboradores.
La idea de “alargar” la jornada parecería una fórmula necesaria para intentar resolver más cuestiones. No siempre es así, porque en ocasiones somos más ineficaces al estar más cansados.

Delegación.

Parece evidente que es una de las herramientas para gestionar mejor nuestro tiempo, en el sentido de que hacemos que otras personas se encarguen de algunas actividades que consideramos no cruciales para el negocio.
Sin embargo, la delegación requiere su técnica y, en la práctica, muchos responsables de empresa no ven la forma de delegar (“es que no está capacitado”, “es que si no lo hago yo no lo hace nadie”, son algunas de las expresiones que pronunciamos en este sentido).

Reflexión.

El tiempo dedicado a pensar, en términos globales, es un tiempo muy valioso. Sin embargo, parece también que en la actualidad este elemento, la reflexión, ocupa una parte muy pequeña de nuestra agenda diaria.

Viajes.

Aunque la sociedad tecnológica en la que vivimos nos permite disfrutar de múltiples herramientas para evitar viajes y desplazamientos (la vídeo conferencia, por ejemplo), no es menos cierto que la gestión empresarial es cada vez más compleja y, en este sentido, los contactos e interacciones fuera de nuestra empresa son cada vez más frecuentes.

Reuniones.

La gestión empresarial actual parece que no podría llevarse a cabo sin llevar a cabo reuniones con el equipo. Las reuniones son una herramienta muy útil, si bien conviene controlarla para que no nos desborde.

Autor: Tatum.es