¿Cómo gestionar el tiempo para aumentar nuestra eficacia personal? Segunda parte

 

Junio 2008

¿Qué podemos hacer, por tanto, para mejorar nuestra gestión del tiempo?

Una de las primeras cosas a hacer para mejorar la situación es ser conscientes de nuestro punto de partida. Esto significa que debemos realizar, inicialmente, un control de lo que hacemos. Podemos llevar a cabo un registro de las actividades cotidianas.

Para ello, pueden utilizarse diferentes herramientas. De forma sencilla podemos tomar una plantilla en la que aparezcan las horas del día (en intervalos cortos, de unos 15 minutos) y durante un período de tiempo suficiente (por ejemplo, una semana) ir anotando todo lo que hacemos con un cierto grado de detalle. Conviene consignar, así mismo, si durante el desarrollo de una actividad tenemos algún tipo de interrupción.

La información recogida será un primer elemento importante para la reflexión. Nos permitirá analizar, de forma concreta, en qué invertimos nuestro tiempo. Seguro que nos llevamos alguna sorpresa. Por ejemplo, ¿nos desplazamos mucho en taxi?, ¿es siempre la misma compañía o variamos?, ¿pagamos cada viaje o nos lo cobran a posteriori?, etc.

Un segundo momento será analizar la dedicación de tiempos para ver si, a nuestro entender, es la correcta. Por ejemplo, ¿suelen empezar las reuniones en las oficinas de los clientes a la hora establecida?

A partir de ese momento, el responsable de la empresa podrá irse marcando pequeños objetivos de mejora para optimizar su gestión empresarial. Por ejemplo, ¿podemos citar a los clientes, si es posible, en nuestras oficinas para seguir trabajando si se retrasan?

En definitiva, para que no tengamos esa sensación de que no nos da tiempo a hacer todo, es necesario ser conscientes de todas las actividades que realizamos, el tiempo que dedicamos a cada una de ellas y que seamos capaces de adaptarnos y modificar los tiempos que invertimos en ciertas actividades.

¿Qué hago: lo urgente o lo importante?

Probablemente, todos estemos de acuerdo en que el responsable de la empresa realiza multitud de actividades en el día a día invirtiendo una gran cantidad de tiempo.

En lo que probablemente no todos estaríamos de acuerdo es en la dedicación efectiva que debe realizar a cada tema, asunto o actividad. Es decir, si analizáramos su agenda quizás concluiríamos que alguna de las acciones que lleva a cabo no es lo suficientemente importantes como para merecer tanta atención por su parte.

También es cierto que un buen responsable de empresa debe tener capacidad para resolver los problemas o situaciones imprevistas que surjan en el desarrollo de las actividades que contempla la empresa. Sin embargo, no es bueno tener la impresión de que es un “apaga fuegos”.

Son dos los criterios fundamentales a la hora de establecer una adecuada gestión del tiempo: la urgencia y la importancia.

Urgencia: en el sentido de que se acaba el plazo para terminar una actividad.
Importancia: en el sentido de aportar gran valor a la empresa.

De la sabia combinación de estas dos variables emanará la excelencia en la gestión del tiempo.

¿Cómo saber si algo es importante?

Una de las herramientas más utilizadas para, operativamente, establecer qué actividades de las que desarrollamos son importantes (o cuáles son más importantes) es la conocida como el “principio de Pareto”. También se llama la regla “80-20”. El principio que estableció dice:

La esencia de la eficacia estaría, por tanto, en poder identificar o conocer en todo momento el 20% de las actividades que resultan más importantes, es decir, que aportan un mayor valor o beneficio. Lógicamente nuestra gestión empresarial se debe centrar sobre las que consideremos más importantes.

El “diagrama de Pareto” es una representación gráfica que sirve para identificar y priorizar los aspectos más importantes que afectan a una determinada situación.

La construcción del diagrama debe seguir los siguientes pasos:

Diseño y elaboración de la hoja de recogida de datos.

Comenzamos con la identificación, definición y análisis de la situación. Por ejemplo, imaginemos que deseamos saber a qué actividades deberíamos prestar más atención en lo relativo a atención al cliente. Es más, pensemos que vamos a comenzar por resolver algunos temas relacionados con las reclamaciones que presentan los clientes. ¿Qué las origina?
A continuación, debemos decidir qué datos son necesarios (por ejemplo tipos de reclamaciones), durante cuánto tiempo se va a realizar el trabajo de recogida de esa información (por ejemplo, durante un mes) y quién va a encargarse de la recogida de la misma (por ejemplo, la persona responsable de los envíos a clientes).

Recogida y análisis de datos.

Una vez cumplimentada una hoja donde se recoja este tipo de datos, se ordenan los resultados.

Ejemplo de diagrama de Pareto

¿Qué origina las reclamaciones de los clientes?
Imaginemos, en el tema de las reclamaciones, que registramos 150 incidencias que clasificamos en categorías como “el envío llega tarde”, “se pierde el envío”, “no se envía factura”, etc. Tenemos las cantidades consignadas de cada una de ellas, de mayor a menor: 50 reclamaciones porque el envío llega tarde, 30 por envíos perdidos, etc.

 El nº acumulado se calcula sumando las frecuencias anteriores (por ejemplo: la casilla nº 2 “envío perdido” tiene un acumulado de reclamaciones, 80, que es la suma de las reclamaciones de la casilla nº 1 “envío llega tarde”, 50, más las de la casilla nº 2 “envío perdido”, 30).
A continuación, ordenamos las cantidades y frecuencias obtenidas.

Seguidamente, calculamos las frecuencias correspondientes a cada apartado: 33,3% de las reclamaciones se producen porque el envío llega tarde, 20% porque se pierden los envíos, 25% porque el envío llega con daños, etc.

Diseño del diagrama.

Consiste en la representación de los datos en un gráfico, colocando los factores o situaciones en orden decreciente de importancia. Una vez tengamos la representación gráfica, podremos identificar con claridad cuáles son los elementos más importantes y, por tanto, se facilitará la toma de decisiones con relación a las variables sobre las que actuar.

Ejemplo de diagrama de Pareto

Para diseñar el gráfico correspondiente hay que trazar:
El eje vertical izquierdo en el que se consigna el nº de reclamaciones (hasta 150).
El eje vertical derecho, con la misma extensión que el izquierdo, en el que se consigna el nº de reclamaciones (hasta el 100%).
El eje horizontal en el que se consignan, sin espacios intermedios, las categorías recogidas.
Representar, mediante barras, las cantidades correspondientes a cada categoría.
Dibujar una línea que representa el “impacto” de cada categoría, o de la suma de varias de ellas, sobre el porcentaje total (hasta el 100%).

Como podemos comprobar gráficamente, las tres primeras causas suponen el 70% de las reclamaciones. Por tanto, desde el punto de vista de la eficacia en la gestión del tiempo, será más interesante centrarse en ellas antes que en las demás.

¿Cómo saber combinar lo urgente con lo importante?

Para poder tener un buen control sobre la gestión del tiempo y que las urgencias no sean el trabajo diario más habitual, es decir, para no estar de “apaga fuegos” todo el día, es necesario asignar a las actividades que desempeñamos un criterio según la siguiente tabla:

Criterio A: Tareas importantes y urgentes
Criterio B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas.
Criterio C: Tareas que no son importantes ni urgentes, sino rutinarias.

Si tenemos alguna duda acerca de una tarea, debemos considerarla tipo C.

Para establecer una agenda, primero hay que enumerar las tareas que tenemos que realizar, por ejemplo la próxima semana, y asignarles el código A, B o C.

Debemos intentar realizar nosotros mismos únicamente las tareas tipo A, si bien podemos considerar cuáles requieren ayuda (y solicitarla) y cuáles podemos delegar (y delegarlas).
Las tareas tipo B deben ocupar menos nuestro tiempo. Es decir, debemos solicitar más ayuda y delegar más.

Autor: Tatum.es