Matriz de Gestión del Tiempo

 

Octubre 2007

Dada la importancia de la gestión del tiempo en el campo directivo, se hace imprescindible el contar con una serie de herramientas para su gestión. Una de ellas es la famosísima agenda (que en este número tratamos un poco más a fondo). Otra herramienta es la "Matriz de Gestión del Tiempo".

Pero, ¿Por qué es tan importante la gestión del tiempo?

1. El tiempo es el recurso más escaso del que disponemos
2. Sólo se puede gestionar con éxito si existen metas claras y bien definidas.
3. Establecer objetivos concretos ofrecen una visión panorámica sobre los problemas y se establecen prioridades.
4. La gestión del tiempo sólo tiene sentido cuando hay objetivos que cumplir

Uno de los aspectos más importantes de la gestión del tiempo (y que ya se ha tratado en números anteriores) es la delegación. Está claro que sin delegación un directivo no puede funcionar, ya que existen muchos trabajos que ocupan mucho tiempo y que no requieren una especialización alta.

Para ello nace la Matriz de Gestión del Tiempo, que establece un gráfico en el que se clasifican los trabajos del directivo en función de su urgencia e importancia. De este modo tenemos la siguiente figura:

Si observamos la matriz, podemos ver perfectamente la clasificación de las tareas que hemos de delegar y las que debemos de hacer nosotros. De este modo, las tareas importantes y urgentes las haremos nosotros y en este mismo momento (Tareas prioritarias). Si es muy urgente pero poco importantes, las delegaremos para que sean realizadas lo antes posible. Si la tarea es muy imoprtante pero no es urgente, nos encargaremos nosotros pero las realizaremos una vez no tengamos ninguna prioritaria. No se harán las no prioritarias mientras exista alguna en otros cuadrantes.

Cada directivo debe usar diariamente esta matriz de forma mental, ahora bien, para la correcta aplicación de esta matriz deben de estar bien definidas las prioridades e importancia de cada una de las tareas a realizar.