MANAGEMENT

España es uno de los países en los que más horas se trabaja y sin embargo es uno de los menos productivos. ¿Cómo es posible esa contradicción?. Pues por una mala gestión del tiempo. Las causas más habituales de las pérdidas de tiempo son:

Seguramente más de uno habrá experimentado alguna de las causas anteriores. Sin duda el tipo y el tamaño de la empresa, las personas con las que trabajamos, etc influyen en que haya más o menos factores de riesgo.
Hoy en día un directivo tiene que poder realizar más tareas en menos tiempo, debido a una mayor competitividad en el mercado. Pero aún así no hay que olvidar la importancia de conciliar la vida laboral con la personal, para no ser víctima del estrés o de otros males de la vida moderna que pongan en peligro nuestra carrera profesional.
¿Pero cómo ser más productivo sin trabajar más horas?, es decir ¿cómo trabajar más en menos tiempo?. Pues ante todo hay que ser muy disciplinado y seguir los siguientes consejos:

ESTABLECER PRIORIDADES: sin prioridades no se puede controlar el tiempo. Es habitual que la gente realice las actividades en el orden que se le presentan, lo cual es un gran error. Una vez establecidas las prioridades no se deben de cambiar, aunque hay excepciones, algunas recomendaciones son:

Hay que dar máxima atención a las tareas que pueden beneficiarnos o perjudicarnos.
Hay que preguntarse si hay algo más importante.
Hay que actuar primero sobre las oportunidades que pueden desaparecer si no son atendidas inmediatamente.
Hay que escoger como prioridades aquellas tareas que supongan una ganancia máxima o una pérdida mínima.

DIVIDIR LAS PRIORIDADES EN PARTES: el secreto para ser más productivo consiste en hacer cada vez una sola cosa lo más rápido y mejor que se sepa. Para ello hay que separar las prioridades en tareas a realizar, sin dejarse ninguna, y con visión a corto plazo. Una vez que tengamos las prioridades divididas habrá que plasmarlas en un calendario que esté siempre a la vista. Es recomendable indicar las horas previstas y el momento de realización durante el día (según el tipo de tarea) de las partes.
CONSEGUIR MÁS TIEMPO: al cabo del día hay infinidad de oportunidades para ahorrar tiempo, algunos consejos son:

Reducir el tiempo que pasamos colgado al teléfono, escribiendo emails y realizando tareas administrativas.
Conocer como se utiliza el tiempo (apuntando el tiempo dedicado a cada tarea) y donde se puede mejorar (en función de la desviación de tiempo real y tiempo previsto).
Transformar en productivas las transiciones entre tareas, por ejemplo trabajando en la comida, en viajes de avión, en reuniones improductivas, etc.
Confirmar previamente las citas y reuniones.

DELEGAR: la capacidad de delegar dependerá de múltiples factores como nuestra jerarquía, los conocimientos o habilidades requeridos, etc. Pero siempre es una buena forma de ganar más tiempo y ser capaz de realizar más trabajo. Aunque para delegar hay que conocer a las personas en las que se delega, comunicar la importancia del trabajo delegado, y a veces supone conceder más de lo que se pide (aunque siempre hay que poder elegir cuando devolver el favor).
REDUCIR EL IMPACTO DE LOS LADRONES DE TIEMPO: casi todo el mundo tiene en su trabajo gente que roba nuestro valioso tiempo, eso es inevitable. Pero precisamente por eso hay que dominar ciertas técnicas que nos permitan reducir el impacto de los ladrones de tiempo. Algunas de estas técnicas son:

Saber redireccionar conversaciones que se apartan del objetivo principal.
Que las llamadas y los emails nos lleguen filtrados.
Reducir nuestra accesibilidad, llegando a “ocultarnos” como último recurso.

EVITAR REUNIONES IMPRODUCTIVAS: esta es una de las causas más importantes de pérdida de tiempo. Muchas veces las reuniones dejan de ser una forma de trabajar para convertirse en una forma de hablar del trabajo. Las medidas a tomar para evitar reuniones improductivas dependerán del origen de la reunión:

Organizadas por nosotros: deberemos planificar bien la reunión fijando los objetivos y la duración de la reunión, enviando el orden del día a los convocados. Además es muy importante un desarrollo adecuado evitando desviarse del orden del día, reduciendo intervenciones excesivas, fomentando la participación de todos los asistentes, etc. Por último es recomendable enviar tras la reunión un acta con los acuerdos adoptados y el timing de las medidas así como los responsables de su ejecución.
Organizadas por terceros: lo primero es ver si tenemos que estar necesariamente, pudiendo rechazar la invitación o mandando a otra persona en nuestro lugar. En el caso de no tener más remedio que ir, podemos trabajar durante la reunión, irnos tras tratar los temas que nos afectan, ausentarnos durante unos minutos para comprobar las llamadas, etc.

PLANIFICAR LAS CONTINGENCIAS: a pesar de que se tenga una planificación detallada de la gestión de nuestro tiempo, siempre pueden surgir imprevistos y contingencias. Por eso hay que esperar y planificar las contingencias, algunas medidas para afrontarlas son:

Reducir el número de prioridades delegando.
Anticipar las fechas de las tareas para esquivar las contingencias.
Actualizar el calendario ante cambios.
Hacer primero lo más importante y hacerlo con antelación por pasos.
Ensayar, antes de presentaciones.
Como última opción, podemos llevarnos el trabajo a casa.

Para acabar un consejo, las recomendaciones anteriores no deben de llevarse a tal extremo que no tengamos tiempo para relacionarnos con nuestra familia, pareja o amigos. Los directivos también son personas, y es muy importante tener un cierto equilibrio entre el éxito profesional y nuestra vida personal. Por eso siempre hay que tener tiempo al final de la jornada laboral para comunicarnos, y el fin de semana aprovechar para realizar actividades que nos permitan desconectar del trabajo. En especial es muy importante realizar actividades al aire libre que consistan en ejercicios aeróbicos (ciclismo, pasear, nadar, patinar, esquiar, etc) y si es con nuestros seres queridos mucho mejor. Con esas actividades conseguimos dos objetivos muy importantes, estar sanos mental y físicamente además de relacionarnos.

El presente artículo ha sido redactado por el equipo de MD Consulting, firma especializada en prestar un servicio integral a Pymes con el objetivo no sólo de cumplir con las obligaciones legales, sino de ayudarles a mejorar su gestión a un precio muy asequible. Para más información visite nuestra web: www.mdconsulting.es .